Hoe duidelijker het einddoel, hoe makkelijker het is om de basis goed neer te zetten.
Borgen en opschalen van zorgtechnologie
Veel zorgorganisaties zijn gestart met de implementatie van innovaties die ondersteuning bieden aan ouderen of medewerkers. Het is belangrijk dat na die eerste fase innovaties verder worden uitgerold en het gebruik ervan verankerd wordt in de standaard processen. Maar hoe pak je dit aan? En wat zijn belangrijke lessen?
Waarom borgen?
Men is snel geneigd om terug te vallen in oud gedrag. Zodra een innovatie in de organisatie is geïmplementeerd wil je eigenlijk dat je olifantenpaadje het normale pad wordt. Je wil verankering in je primaire processen.
Waarom opschalen?
Je wil toewerken naar een situatie waarin de innovatie beschikbaar is voor iedere cliënt of medewerker in je organisatie die daar baat bij kan hebben. Tijdens het opschalen kan je je plannen altijd nog bijstellen.
Voor je begint:
Zorg dat je één gezamenlijke definitie hanteert voor borgen en opschalen.
Gaat het bij opschalen bijvoorbeeld om het aantal innovaties, of om het aantal cliënten dat gebruikmaakt van een innovatie? Iedereen met wie je samenwerkt, moet hetzelfde doel voor ogen hebben.
Bij de start van een implementatietraject is het belangrijk om duidelijk te stellen wanneer je tevreden bent aan het eindpunt.
Een opdrachtgever bewaakt het proces, zodat er door het project heen richting borging gewerkt wordt. Vragen die normaal pas later in het traject opkomen, worden zo eerder beantwoord.
Start met een stevige basis
Idealiter is de basis in de organisatie op orde voordat innovaties worden geïmplementeerd. Dit is niet altijd haalbaar. Soms is de basis nog niet op orde, maar moet je wel starten. Of is de basis nog niet op alle locaties in dezelfde mate op orde.
In die gevallen is het belangrijk om gedurende het project te blijven monitoren en alert te zijn op wat nog geregeld moet worden voor goede borging.
Van pilot naar organisatiebrede uitrol
Cliënt en medewerker staan centraal
Toets ideeën bij cliënten en naasten
Je moet de zorgvraag van de cliënt scherp hebben, technologie volgt. De technologie moet passend en correct zijn bij de zorgvraag van de cliënt. Betrek cliënten ook bij keuzes voor nieuwe technologie en blijf denken vanuit hun perspectief. Geef de cliënt een stem!
Denk ook vanuit het zorgmedewerkersperspectief
De medewerker moet met de technologieën gaan werken en de werkprocessen moeten mee veranderen.
Gedrag veranderen met hulp van het COM-B model
Vaak richten we bij verandering op motivatie, terwijl motivatie juist lastig te veranderen is. Soms is bijvoorbeeld de sociale of fysieke omgeving makkelijker te veranderen.
Het COM-B model helpt bij gedragsverandering door naar drie elementen te kijken:
- Capaciteit (kunnen): fysieke én mentale vaardigheden, kennis en middelen.
- Gelegenheid (omgeving): sociale en fysieke randvoorwaarden.
- Motivatie (willen): bewuste en onbewuste drijfveren.
Door deze drie factoren te analyseren en op aan te pakken, vergroot je de kans op succesvol en blijvend gebruik van innovaties.
Interventietypes per element:
- Capaciteit: opleiden, stimuleren en aanpassen van de omgeving
- Motivatie: opleiden, overtuigen, belonen, demonstreren, stimuleren en aanpassen van de omgeving
- Omgeving: stimuleren, demonstreren, overtuigen, aanpassen van de omgeving en regels
Monitoren tijdens de implementatie… maar ook na borging
Monitoring houdt eigenlijk nooit op. Van tevoren gestelde doelen, moet je blijven meten zodat je waar nodig kunt bijsturen.
Maak monitoring onderdeel van de processen, bijvoorbeeld door periodieke evaluaties. Elke innovatie kan geborgd worden in de PDCA-cyclus:
Plan, Do, Check, Act.
Bovenstaande informatie is de uitkomst van een innovatienetwerkbijeenkomst van AWIZ, IVVU en Zilveren Kruis Zorgkantoor.